메일 에티켓

업무를 보다 보면 내가 "을"에서 "갑"으로 변할 때가 종종 있습니다. 

그래서 메일을 보내면, 메일을 보내 주는 사람들이 있고 없을 때가 있습니다. 메일을 많이 쓰는 직장인으로써 기본적인 에티켓은 있어야 하는데, 자신이 보내 주고 싶은 메일만 보내 주는 업체들이 종종 있습니다. 

메일에 대한 기본적인 에티켓은 아래와 같습니다. 

수신 : XXX 과장 

참조 : XXX 부장님 

이라고 메일 앞단에 적는것이 제일 좋은 방법입니다. 누가 봐야 하는지에 대한 명확한 부분이 있기 때문이지요, 또한 메일을 받은 사람들이 누가 수신을 하는지 명확하게 알 수 있는 부분이기도 하고 누가 메일을 보내서 이 일을 해결 해야 하는지도 알게 되는 부분이기도 하지만.. 

막상 메일을 보내면 함흥차사 처럼 메일은 돌아 오지 않습니다. 

그래서 나만 알고 있을 법한것을 아래 분이 명확하게 정리를 한것이 있어서 옮겨 봅니다. 제 직장의 상사 분도 아래와 같은 이야기를 했습니다. 

그래서 함부로 참조를 넣지 않고 수신을 원하는 사람에 대해서 명확하게 전달 하라고 말씀 하셨던 기억이 나서 유사한 글을 찾아서 올려 놓아 봅니다. 

업무상 메일을 주고 받다 보면,

의외로 메일의 수신자 선정이 잘못되어,
어떻게 해야하나 당황스러운 경우가 종종 있습니다.
간단하게 ‘받는사람(To), 참조(Cc), 숨은 참조(Bcc)’의 차이에 대해 살펴 보겠습니다.

받는사람 (To)

말 그대로, 메일을 받는 수신자입니다. ‘받는 사람’에 복수를 지정하면(콤마 혹은 세미콜론으로 구분), 여러 사람에게 한꺼번에 메일을 보내는 것도 가능합니다. (<- 여기까지는 다 알 듯)

‘받는사람’은 답장을 받기를 원하는 사람입니다.
(메일 성격에 따라 답장이 필요없는 경우도 있습니다만)
하지만, 기본적으로 ‘받는사람’은 답장을 해야할 의무가 있다고 볼 수 있습니다.
반대로, ‘확인을 위해 그냥 봐두세요.‘라고 할 경우에는,’참조‘를 사용합니다. 

-> 이와 같이 받은 사람은 답장에 대한 의무가 있으나 자신이 이야기 하기 곤란하면 메일을 종종 보내지 않는 분들이 종종 있습니다. 자신의 이미지를 까먹는 부분 이지요? 만약 메일로 말하기 곤란 하면 전화를 해서 양해를 구하는것도 괜찮은 부분 입니다. 메일을 남기기 곤란 할 때 하는 부분인지라 나쁘게 받아 들이는 분들도 종종 있습니다. 제일 좋은 방법은 메일로 답변을 하는것이 좋은 방법 입니다.

참조 (Cc, Carbon Copy)

메일 수신자에게 보낸 내용에 대해, ‘참조자(Cc)자’도 알아 주기를 바라는 경우나, 메일 수신자에게 ‘참조자(Cc)’에게도 같은 내용을 보내 두었습니다라고 전하고 싶은 경우에 사용합니다. 

참조(Cc)의 경우는 “(TO) 에게 보냈다라는 것을 (CC) 도 잘 알아두세요” 라는 의미가 된다. 이 경우, 답장을 보낼 의무는 없지만, 확인해야 할 의무는 있다. 

-> 숨은 참조로 내가 일하고 있고 진행 되는 부분에 대해서 알리고 싶은 사람이 있으면 남기는 것이 좋습니다. 이것은 상사에 대한 예의라고 해야 할거 같내요 

숨은 참조 (Bcc, Blind Carbon Copy)

기본적으로는 ‘참조’와 사용법이 같습니다.

단, ‘받는 사람’과 ‘참조’에 입력한 메일 어드레스는 모든 수신 메일에 표시되나, 수신자에게 또 다른 수신자가 있다거나, 다른 수신자의 메일 어드레스를 모르게 하고 싶을 경우에, ‘숨은 참조’를 사용합니다.

‘숨은 참조’에 입력한 메일 주소는 수신자에게 보이지 않습니다.

거래처에 보내는 메일을 상사도 봐주었으면 하는 경우에 사용합니다.

-> 가끔 높으신 분.. 회장님 또는 사장님이 메일을 보내라고 할 때 쓰이기도 합니다. 숨은 참조 보다는 참조를 이용하는것이 좋습니다. 뭔가 꿍꿍이가 있어 보이기 때문이지요.. 상사가 그러게 하라고 하지 않은 이상은 추천 하고 싶지 않은 부분 입니다. 

전체답장

메일을 받았을 경우에, To 뿐만 아니라, Cc가 주렁 주렁 달려 있는 경우에, 이 메일에 대한 답신을 할 때도 Cc로 참조된 사람들에게도 함께 메일을 보내는 것이 아주 기본적인 상식이자 메너입니다. 답장은 항상 ‘전체답장’을 사용하세요.

-> 메일을 보낸 사람이 알리고 싶은 사람에게 메일을 보낸것이기에 전체 메일을 보내 주는것 좋습니다. 그렇지 않으면 그 사람이 다시 리턴 메일 보내야 하는 수고를 해야 하기 때문이지요 남을 배려 하는 마음으로 전체 답장을 해주시는게 좋을거 같습니다. 메일 속의 사람만 알기를 원한다면 그렇게 해 도 좋겠지만.. 수고를 덜어 준다는 생각으로 리턴을 해 주는것이 좋을거 같습니다.  

https://yckim.wordpress.com/2010/12/02/mail_manner/